Unabhängig davon, ob es sich bei Ihrem Unternehmen um ein Großunternehmen oder einen kleinen Laden handelt, sollte die Verwaltung von Rechnungen neben der Zufriedenheit Ihrer Kunden und der Bereitstellung erstklassiger Produkte und Dienstleistungen zu Ihren obersten Prioritäten gehören.
Empfohlene Funktionen
Bevor Sie sich für die ideale Rechnungssoftware für Ihr Unternehmen entscheiden, sollten Sie eine Einkaufsliste der Funktionen und Anforderungen erstellen, die Sie für Ihr Unternehmen benötigen. Auch wenn es beliebte oder empfohlene Funktionen gibt, heißt das nicht, dass sie für Ihr Unternehmen oder Ihre Buchhaltung ideal sind. Diese Art von Software umfasst in der Regel:
- Rechnungsverwaltung: Diese Funktion ist eine Selbstverständlichkeit. Ein nützliches Rechnungsprogramm sollte es Ihnen ermöglichen, alle Ihre Rechnungen und Ausgaben zu verfolgen und zu verwalten, damit Sie keine Zahlung versäumen.
- Eindeutige Rechnungen: Diese Funktion ist eine weitere Selbstverständlichkeit. Das Tool ermöglicht es Ihnen, personalisierte Rechnungen mit Ihrem Firmenlogo und Ihren Farben zu erstellen und Sie zu benachrichtigen, wenn Ihre Kunden sie bezahlen.
- Verschiedene Berichte generieren: Diese Funktion bietet verschiedene Geschäfts- und Finanzberichte, die einen klaren Einblick in Ihr Unternehmen geben.
- Kostenvoranschlag: Ein gutes Kostenvoranschlagstool kann gründliche Kostenvoranschläge zu verschiedenen Themen erstellen, von Zahlungsbedingungen bis hin zu Rabatten, und Kostenvoranschläge in Rechnungen umwandeln.
- Einstellbare Umsatzsteuer: Mit diesem Tool können Sie die genaue lokale und bundesstaatliche Umsatzsteuer ermitteln und sogar an mehrere Regionen anpassen.
Vorteile
Zusätzlich zu den zahlreichen Funktionen bietet die Rechnungs- und Fakturierungssoftware eine Reihe von Vorteilen, die Ihre damit verbundenen Prozesse vereinfachen. Zu diesen Vorteilen gehören:
- Anlagevermögen: Diese Funktion ermöglicht Ihnen die Eingabe von Anlagegütern wie Computerausrüstung, Fahrzeuge, Gebäude, Maschinen und mehr sowie von Daten zu Anschaffungs- und Veräußerungsvorgängen, Abschreibungen, Nutzungsdauer, Zu- und Abschreibungen und mehr.
- Bankanbindungen: In der Regel kann dieses Modul mit mehreren (und in einigen Fällen mit unendlich vielen) Banken, Bankkonten und Kreditkarten verbunden werden, so dass Sie immer über alle Ihre Bankdaten in Echtzeit informiert sind.
- Mobilfreundlich: Einige Abrechnungs- und Fakturierungssoftware ist für mobile Geräte verfügbar, mit denen Sie Belege fotografieren und speichern, Rechnungen erstellen und versenden und alle Ihre Rechnungen und Zahlungsfristen verwalten können, so dass Sie Ihre Aufgaben sowohl unterwegs als auch im Büro erledigen können.
- Schnell und einfach: Sie können Informationen in Rechnungen eingeben und diese schneller versenden. Manche Software ermöglicht es Ihnen sogar, wiederkehrende Rechnungen einzurichten, die automatisch an Kunden versandt werden.
Überlegungen für kleine Unternehmen
Rechnungssoftware ist nicht nur für große Unternehmen gedacht. Sie kann auch für kleine Unternehmen, Unternehmer und Freiberufler von Nutzen sein. Es gibt jedoch einige wichtige Überlegungen, die Sie anstellen sollten, bevor Sie sich auf die Suche nach einer Software machen, die Ihren Anforderungen entspricht.
Wird mein Unternehmen in den nächsten fünf bis zehn Jahren wachsen?
Möchten Sie, dass Ihr Unternehmen zu einem großen Franchise-Unternehmen mit Standorten im ganzen Land oder in Übersee wird? Oder möchten Sie die Anzahl der Mitarbeiter und Abteilungen erweitern? Dies sind Fragen, die Sie bei der Prüfung der verfügbaren Lösungen berücksichtigen sollten. Eine Software, die mit Ihrem Unternehmen mitwächst, könnte Ihre beste Wahl sein. Wenn Sie jedoch ein kleines Unternehmen oder ein Freiberufler bleiben wollen, sollten Sie eine nicht skalierbare Plattform mit den von Ihnen gewünschten Funktionen in Betracht ziehen.
Wie viel bin ich bereit, auszugeben?
Die Investition in eine neue Funktionen von Rechnungssoftware kann recht kostspielig sein. Versuchen Sie, Lösungen mit verschiedenen Zahlungsplänen zu finden, die mit Ihrem Budget vereinbar sind. Ein Vorschlag ist, in einen bescheidenen, weniger kostspieligen Plan mit einer angemessenen Anzahl von Funktionen zu investieren und in einen anderen Plan zu investieren, wenn Ihr Unternehmen zu wachsen beginnt oder mehr Umsatz erzielt, oder ein System mit einem Preisplan zu wählen, der skaliert werden kann, wenn Sie weitere Module auf der Grundlage Ihrer wachsenden Geschäftsanforderungen hinzufügen. Aber Sie wollen nicht gleich zu Beginn Ihres neuen Unternehmens viel Geld für Software ausgeben.
Möchten Sie eine Cloud- oder eine Vor-Ort-Plattform?
Die Entscheidung, ob Sie eine Cloud-basierte oder eine Vor-Ort-Lösung wünschen, ist ebenfalls eine wichtige Überlegung. Cloud-basierte Software wird ausschließlich über das Internet ausgeführt, ohne dass sie auf dem Server Ihres Computers installiert oder gespeichert wird, so dass Sie viel Platz haben. Außerdem können Sie von jedem Ort mit Internetanschluss auf Cloud-Lösungen zugreifen. Sie verfügen in der Regel über starke Sicherheitsprotokolle wie zweistufige Authentifizierung, Datenverschlüsselung und mehr. Zwei weitere wichtige Vorteile sind die Kosten – in der Regel haben diese Lösungen niedrigere Einstiegskosten, da der Benutzer nur eine monatliche Abonnementgebühr entrichten muss – und die Sicherheit, die in der Regel vom Anbieter überwacht wird.
Vor-Ort-Lösungen hingegen werden auf den Computern Ihres Unternehmens installiert, so dass sich alles an einem Ort befindet. Außerdem haben Sie in der Regel etwas mehr Spielraum, um Ihre Lösung nach Ihren Wünschen mit der richtigen Anzahl von Funktionen und Designs anzupassen. Diese Lösungen bieten zwar mehr Kontrolle und Anpassungsmöglichkeiten für den Benutzer, sind aber in der Regel auch mit hohen einmaligen Kosten für den Kauf der Software verbunden und erfordern, dass das Unternehmen für die gesamte Sicherheit des Systems sorgt.
