Was ist Besuchermanagement?
Besucher-Management-Systeme sammeln und verfolgen Informationen über den Zugang von Besuchern und die Nutzung von Einrichtungen. In der Regel sind diese Systeme ein integrierter Bestandteil des umfassenden Programms einer Organisation zur physischen Zugangskontrolle, mit dem der Zugang von Personen zu den Räumlichkeiten einer Einrichtung überwacht und verwaltet wird.
Arten von Besucherverwaltungssystemen
In der Praxis kann ein Besucher-Management-System viele Formen annehmen.
Analoge Besucher-Management-Systeme
Klassische Besucher-Management-Systeme, die mit Papier und Stift geführt werden, sind am bekanntesten und üblichsten. In manchen Unternehmen mag dieser analoge Ansatz für die Besucherverwaltung immer noch ausreichend sein. Doch die analoge Besucherverwaltung ist mit Problemen behaftet: Sie ist langsam und unbequem für die Besucher; sie ist personalintensiv und anfällig für menschliche Fehler; es besteht ein hohes Betrugsrisiko; und es ist schwierig, in Echtzeit Einblick zu erhalten oder im Falle eines Sicherheitsproblems, eines Notfalls oder eines Compliance-Audits schnell zu ermitteln. Da immer mehr Unternehmen in allen Segmenten anspruchsvollere Sicherheitsprotokolle einführen – einschließlich Hintergrundüberprüfungen, Mitarbeiterbegleitung, juristische Dokumente usw. – ist ein Besucher-Management-System, das nicht mit Ihrem physischen Zugangskontrollsystem integriert ist, unzureichend.
Digitale Besucher-Management-Systeme
Moderne, digitale Besucher-Management-Systeme sind inzwischen viel praktischer und kostengünstiger geworden und können dem Unternehmen einen weitaus größeren und tieferen Nutzen bringen, der über die einfache Nachverfolgung hinausgeht. Diese Systeme zeichnen den Zutritt von Besuchern in einem zentralen Protokoll auf – und viele bieten zusätzliche Funktionen zur Identitätsüberprüfung an den Zugangspunkten. Diese digitale Protokollierung und Identitätsüberprüfung erhöht die Sicherheit drastisch. Darüber hinaus wird ein zentraler Punkt geschaffen, an dem Echtzeittransparenz und eine umfassende Dokumentation für Ermittlungs- und Compliance-Auditzwecke zur Verfügung stehen.
Cloud-basierte Besucher-Management-Systeme
(SAAS)
Die nächste Generation von Besucher-Management-Systemen wird, wie auch andere Technologien, in die Cloud verlagert. Besucherverwaltung in der Cloud wird nach dem bewährten As-a-Service-Modell bereitgestellt und bietet einer Organisation alle Vorteile eines digitalen Besucherverwaltungssystems – mit der Flexibilität, Skalierbarkeit, Sicherheit und Rechenleistung der Cloud. Die Bereitstellung erfolgt schnell und einfach, ohne dass Investitionen in Hardware vor Ort oder die Betriebskosten für die Verwaltung der Software erforderlich sind. Die heutigen hochentwickelten Cloud-basierten Systeme nutzen leistungsstarke Analyse-Engines, um Anomalien zu erkennen und die Automatisierung von Arbeitsabläufen zu ermöglichen, um die Sicherheit und Effizienz zu erhöhen. Dies kann in Echtzeit skaliert werden, wenn Bürostandorte eröffnet, geschlossen, verlegt oder an die Bedürfnisse einer gemischten Belegschaft angepasst werden.
Fazit
Zu wissen, wer Ihre Unternehmen besucht hat und wann, ist nicht nur für die Sicherheit des Gebäudes wichtig; es ist zunehmend ein wichtiger Teil der gesetzlichen Anforderungen für Organisationen verschiedener Art. Ein effektives Besucher-Management-System kann auch die Erfahrung von Geschäftspartnern, Kunden, Bewerbern und anderen Gästen verbessern.
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