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Schlüsselfaktoren bei der Auswahl einer Personalmanagement-Software

Die richtige Software für Personalmanagement ist entscheidend, um die HR-Prozesse zu optimieren und das Personal effektiv zu verwalten. In diesem Artikel beleuchten wir die wichtigen Überlegungen und Faktoren, die bei der Auswahl einer Personalmanagement-Software zu beachten sind.

1. Benutzerfreundlichkeit und Anpassbarkeit

Benutzerfreundlichkeit: Eine intuitive Benutzeroberfläche ist entscheidend, um die Akzeptanz durch die Mitarbeiter zu fördern und Schulungskosten zu minimieren.

Anpassbarkeit: Die Software sollte an die spezifischen Anforderungen und Arbeitsabläufe des Unternehmens anpassbar sein.

2. Funktionsumfang und Module

Grundfunktionen: Prüfen Sie, ob die Software grundlegende Funktionen wie Personalakte, Zeiterfassung, Gehaltsabrechnung und Urlaubsverwaltung abdeckt.

Erweiterbare Module: Die Möglichkeit, zusätzliche Module bei Bedarf hinzuzufügen, ist wichtig für zukünftige Anpassungen.

3. Integration mit anderen Systemen

ERP und CRM: Die Personalmanagement-Software sollte nahtlos mit anderen Unternehmenssystemen wie Enterprise Resource Planning (ERP) und Customer Relationship Management (CRM) interagieren können.

Datenimporte/Exporte: Die Möglichkeit, Daten einfach zu importieren und exportieren, erleichtert die Integration mit bestehenden Systemen.

4. Compliance und Sicherheit

Rechtliche Anforderungen: Stellen Sie sicher, dass die Software den rechtlichen Anforderungen und Vorschriften im Bereich Personalmanagement entspricht.

Datensicherheit: Die Sicherheit sensibler Personaldaten sollte höchste Priorität haben, inklusive Verschlüsselung und Zugriffskontrollen.

5. Berichterstattung und Analytik

Anpassbare Berichte: Die Software sollte umfassende und anpassbare Berichterstattungsfunktionen bieten, um Einblicke in Personalentwicklung und Leistung zu ermöglichen.

Analytische Tools: Integrierte analytische Tools erleichtern die Auswertung von Personaldaten und unterstützen strategische Entscheidungen.

6. Skalierbarkeit und Flexibilität

Unternehmenswachstum: Die Software sollte mit dem Wachstum des Unternehmens skalieren können, ohne dabei an Leistung oder Funktionalität zu verlieren.

Flexible Lizenzmodelle: Flexible Lizenzmodelle ermöglichen eine Anpassung an sich ändernde Anforderungen ohne unnötige Kosten.

7. Benutzerunterstützung und Schulung

Support: Zuverlässiger Kundensupport ist wichtig, um bei technischen Problemen schnell Lösungen zu finden.

Schulungsmöglichkeiten: Die Software sollte Schulungsmöglichkeiten bieten, um den effektiven Einsatz im Unternehmen zu gewährleisten.

8. Kosten und Budget

Transparente Kosten: Klare und transparente Kostenstrukturen helfen, Budgets einzuhalten.

ROI-Betrachtung: Berücksichtigen Sie den Return on Investment (ROI) bei der Evaluierung der Software, um den langfristigen Nutzen zu verstehen.

Fazit

Die Auswahl einer Personalmanagement-Software ist eine strategische Entscheidung, die nicht nur die aktuellen, sondern auch zukünftige Anforderungen des Unternehmens berücksichtigen sollte. Durch sorgfältige Evaluierung dieser Schlüsselfaktoren können Unternehmen eine Softwarelösung finden, die ihre HR-Prozesse effizient unterstützt und zur Optimierung des Personalmanagements beiträgt.

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Vorteile einer HR-Software für Ihr Unternehmen

Vorteile von HR-Software

Jede ROI-Berechnung für HR-Software muss von der Prämisse ausgehen, dass die Vorteile der Software allen Mitarbeitern im Unternehmen zugute kommen, nicht nur den Mitarbeitern der Personalabteilung. Da HR-Software speziell dafür entwickelt wurde, die verschiedenen Prozesse zu verbessern, mit denen HR-Fachleute tagtäglich zu tun haben, können HR-Teams die größte Produktivität pro Person erzielen. Die Verwaltung von Mitarbeitern gehört jedoch zu den Aufgaben eines jeden Managers im Unternehmen. Wenn HR-Software die Aufgaben dieser Manager durch automatisierte Prozesse und einen schnelleren Zugang zu hochwertigen Informationen effizienter macht, bleibt ihnen mehr Zeit, sich auf ihre strategischen Geschäftsaufgaben zu konzentrieren.

Mit anderen Worten: Bei HR-Software geht es nicht nur um die Verwaltung der Personalabteilung, sondern darum, wie das gesamte Unternehmen alle seine Mitarbeiter verwaltet.

In den folgenden Punkten werden 5 wichtige Vorteile von HR-Software beschrieben. Sie stellen eine nützliche Methode dar, um Ihre ROI-Kalkulation für HR-Software zu durchdenken, obwohl in jedem realen Unternehmen viele von ihnen miteinander verbunden sind und/oder sich überschneiden. Letztendlich sind sie alle auf die Automatisierung zurückzuführen, die zu einer höheren Effizienz der Mitarbeiter führt.

Verbesserte Produktivität

HR-Software kann die Produktivität im gesamten Unternehmen steigern, indem sie beispielsweise die Verwaltungsarbeit automatisiert, die Kommunikation und Zusammenarbeit verbessert und den Mitarbeitern einen Self-Service bietet. Sie kann auch die HR-Prozesse von Abteilung zu Abteilung standardisieren, manuelle Genehmigungsaufgaben und -zeiten reduzieren, das Engagement der Mitarbeiter erhöhen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften erleichtern.

Denken Sie an den Abteilungsleiter, der viele Mitarbeiterbeurteilungen zur Jahresmitte und zum Jahresende schreiben muss. Dieser Manager kann für jede Bewertung zwei oder mehr Stunden aufwenden, wenn er mit einem leeren MS-Word-Dokument beginnt. Diese Zeit könnte jedoch auf eine halbe oder eine Stunde reduziert werden, wenn er in einem HR-System mit Bewertungsformularen arbeitet, die automatisch mit den demografischen Daten jedes Mitarbeiters, seinen individuellen Zielen und einer vom Mitarbeiter geschriebenen Selbsteinschätzung gefüllt werden. Wenn dieser Manager zufällig der Vertriebsleiter ist, kann Ihre ROI-Berechnung die verbesserte Produktivität nicht nur als Zeitersparnis, sondern auch als Potenzial zur Umsatzsteigerung darstellen.

Verbessertes Time-Off-Management

Auch wenn es in den meisten Unternehmen üblich ist, persönliche Fehlzeiten zu erfassen, ist eine genaue Abrechnung schwierig, es sei denn, es gibt eine Berichtsplattform, die aus mehr als einer Kette von E-Mails und einer Tabelle besteht. HR-Software verbessert die Verwaltung von Urlaubstagen durch die Automatisierung von Anträgen, Genehmigungen, Nachverfolgung und Berichten. HR-Software mit Selbstbedienungsoptionen für Mitarbeiter ermutigt diese, frühzeitig und häufig über ihren Freizeitbedarf zu informieren. Solche HR-Selbstbedienungsfunktionen entlasten die Personalabteilung – und die Manager im gesamten Unternehmen – von der manuellen Verfolgung und Verwaltung von Urlaubsanträgen und erhöhen nachweislich die Mitarbeiterzufriedenheit.

Zeitersparnis

Für die Mitarbeiter der Personalabteilung können manuelle Verwaltungs- und Betriebsaufgaben so viel Zeit in Anspruch nehmen, dass es oft schwerfällt, sich auf andere Dinge zu konzentrieren. Für Manager und Mitarbeiter, die nicht aus der Personalabteilung kommen, sind die Verwaltungsaufgaben der Personalabteilung eine Belastung in ihrem ohnehin schon vollen Terminkalender. HR-Software entlastet die Mitarbeiter der Personalabteilung durch Automatisierung und erleichtert die Einhaltung von Vorschriften und die Erstellung von Geschäftsberichten. Zu den Verwaltungsaufgaben, die durch HR-Software automatisiert werden können, gehören Personalbeschaffung, Vergütungsmanagement, Zeiterfassung, Dateneingabe und Gehaltsabrechnung.

Bessere Planung

HR-Software kann eine Fülle von Daten und Erkenntnissen liefern, die als Grundlage für Geschäftsentscheidungen dienen und einem Unternehmen helfen, besser zu planen. Beispiel: Personalplanung. Die Mitarbeiter sind für das Erreichen der strategischen Ziele eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung, weshalb die Personalplanung zu den wichtigsten HR-Aktivitäten gehört. Die Personalplanung ermöglicht es Führungskräften, künftige Personalkosten und -zahlen zu prognostizieren und gibt ihnen die Möglichkeit, Qualifikationslücken zu ermitteln, Nachfolgepläne zu erstellen, Budgets zu entwickeln und Prioritäten bei der Personalbeschaffung zu setzen.

Verbesserte Geschäftspraktiken

Die richtige HR-Software verbessert ein Unternehmen durch die Standardisierung und Automatisierung von HR-bezogenen Geschäftspraktiken im gesamten Unternehmen. Ein Beispiel ist die Berichterstattung über die Einhaltung von Arbeitsvorschriften, die zu den wichtigsten Praktiken für jedes Unternehmen gehört. Ein HR-System mit einer integrierten Datenbank als „Single Source of Truth“ ist für die Compliance-Berichterstattung von großem Vorteil. Wenn die Hauptquelle für die Arbeitsdaten eines Unternehmens das Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem ist, das Unternehmen aber in einer Branche tätig ist, in der für bestimmte Funktionen eine ständige Weiterbildung erforderlich ist, um ihre Qualifikationen zu erhalten (z. B. Medizin, Finanzen oder Recht), müssen die erforderlichen Berichte aus verschiedenen Datenquellen zusammengeschustert werden. Wenn man alle Gehaltsabrechnungs- und Schulungsdaten in einem HR-System hat, spart man nicht nur Zeit, sondern kann auch die Berichterstattung genauer gestalten.

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Zeiterfassungssoftware: Die wichtigsten Funktionen

Mit Hilfe der Zeiterfassung können Unternehmen nicht nur ihre Mitarbeiter zur Verantwortung ziehen, sondern auch Produktivität und Rentabilität überwachen und fördern. Sie ermöglicht eine genauere Beobachtung bestimmter Projekte und zeigt auf, wie die Zeit des Unternehmens genutzt wird und wo Verbesserungen möglich sind.

In diesem Artikel erfahren Sie, was eine Zeiterfassungssoftware genau leistet, worauf Sie achten sollten und wie Sie die Anforderungen Ihres Unternehmens an eine Lösung ermitteln können. Außerdem stellen wir Ihnen unsere Liste der fünf besten Anwendungen zur Zeiterfassung für Mitarbeiter vor, die von den Experten von SelectHub bewertet wurden.

Was ist eine Zeiterfassungssoftware?

Projekt- und Zeiterfassungstools werden für unterschiedliche Zwecke eingesetzt. Sie sind in praktisch allen Branchen unverzichtbar, von der freiberuflichen Arbeit bis hin zu internationalen Unternehmen.

Die Zeiterfassung für Mitarbeiter bietet Unternehmen eine Reihe von Vorteilen. Sie zentralisiert die Zeiterfassung und Stundennachweise und erstellt eine genauere Datenbank über abrechenbare und nicht abrechenbare Arbeit. Der große Unterschied zwischen der Zeiterfassungssoftware für Mitarbeiter und der übergreifenden T&A-Software ist jedoch die Fähigkeit, mehr als nur Ein- und Ausstempelungen zu erfassen. Bei der Zeiterfassung geht es darum, zu untersuchen, wie die Arbeitszeit verbracht wird, an welchen Projekten gearbeitet wird und wie effizient und produktiv der Betrieb ist.

Die meisten Softwareprogramme können die Aktivitäten und den Arbeitsaufwand der Mitarbeiter nach Stunden, Projekten und Aufgaben sortieren. So erhalten die Manager einen Überblick darüber, wer wann woran arbeitet. Online-Zeiterfassungssoftware bietet ihnen auch eine Grundlage, um festzustellen, ob ihre Mitarbeiter so produktiv wie möglich sind.

Für Produktivitätsverluste gibt es eine ganze Reihe von Gründen, auf die wir hier nicht näher eingehen müssen. Wichtig ist nur, dass mangelnde Produktivität für ein Unternehmen teuer werden kann. Glücklicherweise gibt es oft einfache Lösungen für dieses Problem. Mit Apps und Software zur Mitarbeiterverfolgung können Unternehmen feststellen, wo die Defizite liegen und ob Abhilfemaßnahmen greifen.

Die wichtigsten Funktionen

Zeiterfassung

Es sollte nicht überraschen, dass der wichtigste Teil dieser Software die Zeiterfassung ist. Die Mitarbeiter müssen in der Lage sein, sich ein- und auszustempeln und ihre Stunden genau zu erfassen. Dies hilft bei der genauen Buchführung, der Finanzverwaltung und der Einhaltung des Arbeitsrechts, selbst bei Angestellten, die nicht auf Stundenzettel angewiesen sind.

Eine Zeiterfassungs-App sollte über eine intuitive, leicht zugängliche Stempeluhrfunktion verfügen. Sie sollte es den Mitarbeitern ermöglichen, ihre Arbeitsstunden sichtbar und in Echtzeit zu erfassen. Darüber hinaus ist die Möglichkeit zur Änderung und Korrektur von Stundenzetteln sowohl auf der Seite des Mitarbeiters als auch auf der des Managers mit einer Infrastruktur zur Überprüfung und Bestätigung von zentraler Bedeutung, um sicherzustellen, dass die Stundenzettel korrekt und mit genauen Informationen eingereicht werden.

Aktivitätsnachverfolgung

Vier von fünf Unternehmen überwachen die Aktivitäten ihrer Mitarbeiter in irgendeiner Form. Obwohl das Thema polarisiert, muss die Aktivitätsüberwachung nicht zwangsläufig mit der Überwachung von Mitarbeitern gleichgesetzt werden und hat auch nicht den kontroversen Beigeschmack.

Bei der Aktivitätsverfolgung kann es sich einfach darum handeln, dass die Mitarbeiter ihre Arbeitsstunden und die bearbeiteten Projekte aufzeichnen. Auf diese Weise können Management und Verwaltung Ineffizienzen im Unternehmen und Verbesserungsmöglichkeiten aufdecken.

Es ist aber auch eine Möglichkeit für misstrauische Führungskräfte, tiefere Einblicke in die Art und Weise zu gewinnen, wie die Mitarbeiter ihre Zeit verbringen: welche Websites sie besuchen, wie oft sie tippen und sogar wie ihre Bildschirme aussehen, indem sie Screenshots machen.

Letztendlich ist die Aktivitätsverfolgung ein wesentliches, aber anpassungsfähiges Merkmal. Es liegt an der Unternehmensleitung zu entscheiden, wie sie eingesetzt werden soll.

Projektverwaltung

Die Projektverfolgung hilft dem Management bei der Bewertung seiner Prozesse auf der Ebene von Mitarbeitern und Aufgaben. Einzelne Projekte können in Bezug auf die aufgewendete Zeit, die eingesetzten Mitarbeiter und die erzielten Fortschritte verfolgt werden. Sie kann auch Hilfskomponenten wie die Verfolgung der Auftragskosten umfassen.

Die Verflechtung von Projektmanagement und Zeitmanagement der Mitarbeiter hilft den Managern nicht nur, die Leistung der Mitarbeiter besser zu überwachen, sondern erhöht auch die Genauigkeit der Rechnungsstellung und die allgemeine Betriebskenntnis. Mit der Zeit werden wiederholte Projekte informierter, und die Unternehmen können Auftraggebern und Kunden genauere Prognosen übermitteln.

Außerdem bietet es eine Grundlage für die Bewertung der Mitarbeiter. Wenn ein Projekt zu lange dauert oder zu viel kostet, kann der Arbeitgeber beginnen, die Ursache zu untersuchen. Gegebenenfalls können sie auf Mitarbeiterebene untersucht werden.

Berichterstattung

Was nützen alle Informationen, wenn man sie nicht interpretieren kann? Das Berichtswesen ist eine Schlüsselkomponente der Zeiterfassungssoftware für Mitarbeiter. Dies kann in Form von Dashboards, Dateiberichten oder Diskrepanzmarkierungen bei verdächtigen Zeiterfassungseinträgen und ähnlichen Ereignissen geschehen.

Firmenspezifische Funktionen

Natürlich ist jedes Unternehmen anders und hat andere Bedürfnisse. Wenn Ihr Unternehmen mehr im Außendienst und weniger im Büro tätig ist, brauchen Sie wahrscheinlich keine Screenshots und Tastatureingaben zu protokollieren. Sie legen mehr Wert auf GPS-Tracking, Offline-Funktionen und spezifischere Projektmanagement-Funktionen.

Je nach Größe Ihres Mitarbeiterstamms sind Sie vielleicht auch mehr an der Automatisierung von Aufgaben interessiert. Ein kleineres Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern bedeutet, dass die Geschäftsleitung Zeit hat, jeden Stundenzettel einzeln auf Fehler zu überprüfen und diese persönlichen Gespräche zu führen. Ein Unternehmen mit mehreren Standorten hingegen kann sich möglicherweise nicht um jeden einzelnen Stundenzettel kümmern und benötigt eine Software, die intelligent genug ist, um Berichte ohne menschliche Interaktion zu untersuchen.

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Personalbeschaffung: Wann sollte man kostenlose Lösungen verwenden

Die Einstellung von Personal ist heute eine stark webbasierte Aufgabe. Von der Datenanalyse bis hin zu sozialen Medien sind das Internet und die Technologie zu einem integralen Bestandteil des Einstellungsprozesses geworden. Die natürliche Entwicklung des Internets, die wir in den letzten Jahren beobachten konnten, hat sich plötzlich beschleunigt und ist das Ergebnis eines weltweiten Zustroms von Fernarbeit. Angesichts dieser neuen Gegebenheiten ist es für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, dass sie weiterhin Mitarbeiter von zu Hause aus einstellen können. Daher gibt es keinen besseren Zeitpunkt für die Einführung einer Personalbeschaffungssoftware. Was aber, wenn sich Ihr Unternehmen ein System nicht leisten kann oder die Investition einfach nicht gerechtfertigt ist? Eine kostenlose Software für die Personalbeschaffung kann ein guter Ausgangspunkt sein.

Übersicht

Software für die Personalbeschaffung ist ein Werkzeug zur Verwaltung und Optimierung des gesamten Einstellungsprozesses. Dieses Tool wird von Personalbeschaffern und/oder Personalverantwortlichen in kleinen Unternehmen bis hin zu großen Personalvermittlungsagenturen eingesetzt. Es soll die Arbeit der Personalbeschaffer erleichtern und sie gleichzeitig zu effektiveren Mitarbeitern machen. Sie hilft Personalverantwortlichen, die besten Talente zu finden, verkürzt den Einstellungszyklus und sorgt für einen guten Bewerber- und Onboarding-Prozess. In Anbetracht dieser Vorteile ist Recruiting-Software ein großer Gewinn für jedes Unternehmen, das seinen Recruiting- und Einstellungsprozess verbessern möchte.

Die wichtigsten Vorteile

Software für die Personalbeschaffung kann bei einer Vielzahl von Aufgaben helfen und diese automatisieren. Diese Aufgaben können leicht variieren, je nachdem, für welches System und welchen Plan Sie sich entscheiden. Nachfolgend finden Sie jedoch einige Aufgaben, die üblicherweise von Software für die Personalbeschaffung übernommen werden:

  • Beschaffung von Bewerbern
  • Verwaltung von Lebensläufen
  • Pre-Screening und Hintergrundüberprüfung
  • Planung von Vorstellungsgesprächen und Videointerviews
  • Verwaltung der sozialen Medien
  • Einarbeitung

Zu diesem Zweck wird die Recruitment-Software mit Technologien wie einem Applicant Tracking System (ATS), Warnmeldungen und Benachrichtigungen, automatischer Lebenslaufanalyse und vielem mehr ausgestattet. Unterstützt wird dies durch die Integration von Kalenderanwendungen, Karriere-Websites und Social-Networking-Plattformen; durch die Konnektivität werden Informationen zentralisiert und Abläufe rationalisiert. Diese Systemfunktionen sind in der Regel sehr leicht zugänglich, da cloudbasierte Rekrutierungssoftware die Norm ist.

Wann sollten Sie kostenlose Lösungen verwenden?

Wie bei jedem Software-Auswahlprozess ist auch die Software für die Personalbeschaffung eine große Investition und daher eine ernsthafte Verpflichtung. Wenn Ihr Unternehmen nicht bereit ist, diese Investition zu tätigen, aber eine Lösung benötigt, sind kostenlose Rekrutierungstools eine praktikable Option.

Der entscheidende Unterschied zwischen kostenloser und kostenpflichtiger Rekrutierungssoftware ist die Anzahl der Bewerber, die das System gleichzeitig verarbeiten kann. In der Regel ist die Anzahl der Bewerber bei kostenloser Software begrenzt, wobei einige Anbieter nur eine aktive Stellenausschreibung gleichzeitig zulassen. Darüber hinaus sind die meisten kostenlosen Lösungen mit einer Basisfunktionalität ausgestattet, während erweiterte Funktionen nur für zahlende Kunden verfügbar sind.

Kostenlose Software hat immer ihre Schattenseiten – schließlich bekommt man das, wofür man bezahlt. Wann ist es also sinnvoll, diese Nachteile in Kauf zu nehmen?

  • Sie haben nicht vor, das System in großem Umfang zu nutzen oder sich stark auf das System zu verlassen
  • Sie sind ein kleines/wachsendes Unternehmen mit begrenzten Ressourcen
  • Sie brauchen eine kurzfristige Lösung oder wollen schnell auf eRecruitment umsteigen
  • Sie benötigen keine erweiterten Funktionen
  • Sie brauchen eine einfache Rekrutierung ohne spezialisierte Positionen oder große Mengen an Bewerbern

Fazit

Der beste Weg, um herauszufinden, was Sie von einem Personalbeschaffungssystem erwarten, ist, Ihre Anforderungen zu bestimmen. So können Sie herausfinden, ob Ihr Unternehmen gut zu den kostenlosen Rekrutierungstools passt. Sobald Sie diese Informationen haben, können Sie damit beginnen, Anbieter in die engere Wahl zu nehmen und zu vergleichen, um schließlich die beste Lösung zu finden.

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