Die Entwicklung der Rechnungsleser
Die Zeiten, in denen Rechnungen in Papierform archiviert und bearbeitet wurden, in denen alle physischen Rechnungen manuell analysiert, die Daten von Hand in große Bücher geschrieben und abgeglichen wurden, sind längst vorbei. Heute verfügen selbst kleine Unternehmen über eine Art digitales Rechnungsverarbeitungssystem. Obwohl viele Unternehmen immer noch mit Papierrechnungen arbeiten, nimmt die Verwendung digitaler Rechnungen in den Unternehmen langsam zu. Einige der Formate für digitale Rechnungen sind:
- Visuelle Rechnungen im digitalen Format: JPG, PNG, GIF (Bildformate), TIF (aus Scansoftware) und PDF: Dabei handelt es sich einfach um digitale Abbilder der Papierrechnung.
- Daten Rechnungen im digitalen Format:
-Unstrukturiert – Die Daten können nicht automatisch aus dem Dokument in Buchhaltungssysteme eingelesen werden. Es handelt sich um Freiformtexte wie Verträge, Briefe, Artikel und Memos, die in einigen unstrukturierten Kleinunternehmen auch als Rechnungen verwendet werden können.
-Strukturiert – Die Daten liegen in strukturierter Form vor und können in Form von Tabellenkalkulationen (z. B. Excel), Tabellen in Textverarbeitungsprogrammen wie Word (.doc), HTML XML Data PDF EDI (EDIFACT) und CSV vorliegen.
Die Entwicklung des Rechnungslesens hat sich in den letzten Jahren rasant vollzogen:
Die erste Generation des Rechnungslesens – manuell: Jede Rechnung, egal in welcher digitalen Form sie vorliegt, wird manuell gelesen, die relevanten Daten werden extrahiert und in einem einheitlichen System gespeichert, das die Formatvariationen der verschiedenen eingegangenen Rechnungen umgeht. Das ist altmodisch, erfordert intensive menschliche Arbeit, ist zeitaufwändig, fehleranfällig und ungeeignet für große Unternehmen, die täglich mit vielen Rechnungen zu tun haben.
Die zweite Generation – Rechnungsleser-Software: Auch bekannt als Rechnungserkennungssoftware, werden die Daten von digitalen Rechnungen, unabhängig von ihrem ursprünglichen Format, von einer Software erfasst, die auf der Erkennung von Schlüsseldatenfeldern basiert. Die so gelesenen Daten werden in leicht zugänglichen Anwendungen wie einer Tabellenkalkulation oder einer Datenbank gespeichert. Zu diesem Zweck wird OCR-Software (Optical Character Recognition) eingesetzt. OCR ist zwar besser als die manuelle Dateneingabe, kann aber insofern einschränkend sein, als die Entwickler Regeln und Vorlagen für die Datenerfassung einrichten müssen und ein gewisses Maß an manuellen Eingriffen erforderlich ist, um die Genauigkeit zu überprüfen.
Die dritte Generation – KI-basierte Rechnungsleser: Auf künstlicher Intelligenz basierende Rechnungsleser können aufgrund der kontinuierlichen Lernprozesse des KI-Tools relevante Daten intelligent und mit minimalen Fehlern erfassen. Die Funktion des kontinuierlichen Lernens in KI-Systemen ermöglicht es der Lesesoftware, sich an alle Rechnungsformate anzupassen und verleiht ihr eine Universalität über die Plattformen des Unternehmens hinweg.
Was ist bei der Einführung einer Rechnungslesesoftware zu beachten?
Unternehmen, die ein automatisiertes Rechnungslesesystem einführen wollen, müssen vor der Einführung folgende Faktoren berücksichtigen:
- Die Infrastruktur und die IT-Ressourcen, die zur Unterstützung des Rechnungslesers erforderlich sind
- Der finanzielle Aufwand für die Einrichtung und den Betrieb des Systems
- Integration mit anderen Systemen im Unternehmen
- Der im Unternehmen erforderliche/mögliche Grad an Automatisierung und menschlicher Intervention
- Verfügbarkeit von Know-how innerhalb des Unternehmens und Kundenunterstützung durch den Hersteller der Software
- Das erforderliche Maß an Datensicherheit
- Der Grad des Zugriffs – dies würde darüber entscheiden, wo die Daten gespeichert werden – auf einem lokalen Rechner, einem zentralen Server oder in der Cloud.
Fazit
Die zunehmende Digitalisierung der Finanzwelt erfordert Veränderungen in den Workflow-Strukturen und den Einsatz von Tools, die Unternehmen wettbewerbsfähig halten. Eine Rechnungslesesoftware kann Unternehmen dabei helfen, weniger Zeit mit banalen Tätigkeiten wie der manuellen Rechnungsverwaltung zu verbringen und sich stattdessen auf ihre Kernkompetenzen wie Kundenbetreuung, Innovation, Expansion und Produktivität zu konzentrieren.
