Die Erstellung eines Zeitplans für Ihr Projekt ist ein entscheidender Schritt, um sicherzustellen, dass Sie die Fristen einhalten und die Ergebnisse pünktlich abliefern. Es ist zwar einfach, einen Kalender zu öffnen und Fälligkeitstermine zu markieren, aber das ist nicht unbedingt ein effektiver oder effizienter Weg, um Fristen zu setzen, die auch eingehalten werden können. Und wenn Sie anfangen, an größeren Projekten zu arbeiten – Projekte mit mehreren zu erbringenden Leistungen, die eine Vielzahl interner und externer Teams umfassen und komplexe, anspruchsvolle und sogar widersprüchliche Ziele haben -, wird eine einfache Kalendermarkierung fast sicher nicht funktionieren.

Projektmanagement-Zeitpläne bieten einen klaren Überblick über ein Projekt von seinem Beginn bis zu seinem Ende und führen zu mehr Transparenz, besserer Kommunikation, einer klaren Grundlage für den Zweck der Arbeit und besserer Effizienz.

Ganz gleich, ob es sich um Ihr erstes großes Projekt handelt oder ob Sie nach einer effizienteren und effektiveren Methode zur Planung von Terminen suchen, dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie einen Projektmanagement-Zeitplan erstellen können.

Schritte zur Erstellung eines Projektzeitplans

  1. Erstellen Sie ein Briefing- oder Scoping-Dokument
    Beginnen Sie damit, das Projekt in groben Zügen zu definieren. Beschreiben Sie die Ziele, die Beteiligten, die Rollen der Schlüsselpersonen, den Zeitrahmen und die wichtigsten Meilensteine. Seien Sie, wenn möglich, spezifisch. Nehmen wir zum Beispiel an, Sie planen eine Hochzeit. Das Scoping-Dokument würde besagen, dass das Projekt eine fantastische, unvergessliche Hochzeit für 100 Gäste liefern soll, und dass die Veranstaltung die Zeremonie, das Abendessen und den Tanz umfassen wird.
  2. Zerlegen Sie das Projekt anhand des Scoping-Dokuments in kleinere Teile
    Definieren Sie Teilleistungen und die Schritte, die zu deren erfolgreichem Abschluss führen sollen. Die Reihenfolge dieser Schritte ist nicht wichtig, wohl aber die einzelnen Teile. Je mehr Sie den Umfang des Projekts verfeinern, desto überwältigender kann er erscheinen; dieser Schritt, bei dem Sie die Aufgabe in eine Reihe von Schritten aufteilen, wird jeden Teil verdaulich erscheinen lassen.
  3. Schätzen Sie, wie lange jeder Schritt dauern wird
    Sobald Sie diese Schritte aufgeschlüsselt haben, können Sie besser abschätzen, wie viel Zeit jeder einzelne in Anspruch nehmen wird. Wenn Sie wissen, wie viel Zeit Sie benötigen werden, können Sie die einzelnen Aufgaben genauer planen und in eine Reihenfolge bringen. Die Suche nach einem Veranstaltungsort wird beispielsweise einen Monat in Anspruch nehmen: eine Woche für die Suche nach einem Veranstaltungsort, eine Woche für die Besichtigung der in Frage kommenden Orte, eine Woche für die Entscheidung, welcher Ort der beste ist, und eine Woche für die Unterzeichnung des Vertrags und die Anzahlung.
  4. Formalisieren Sie die Bestellung
    Wenn Sie die einzelnen Schritte der Hochzeit besser verstehen, werden Sie feststellen, dass bestimmte Schritte nicht vor anderen erledigt werden können. Zum Beispiel können Sie keine Einladungen verschicken, bevor Sie nicht wissen, wo die Veranstaltung stattfinden wird, und Sie können kein Menü planen, bevor Sie nicht wissen, wer der Caterer ist. Indem Sie diese „Abhängigkeiten“ aufdecken, können Sie festlegen, welche Schritte gleichzeitig in Angriff genommen werden können und welche zuerst abgehakt werden müssen.
  5. Erstellen Sie Ihren Zeitplan
    Nun können Sie die einzelnen Schritte in Ihr Projektmanagement-Tool eingeben. Mit geeigneten Tools können Sie auf einfache Weise Projekte erstellen, Aufgaben zuweisen, Fristen setzen (und ggf. ändern), Ressourcen einteilen, Kontakt zu den Beteiligten aufnehmen, den Fortschritt des Teams verfolgen, Budgets festlegen, Rechnungen schreiben und vieles mehr. Für Projekte gibt es zahlreiche vorgefertigte Vorlagen, aus denen Sie wählen können, und die Erstellung benutzerdefinierter Vorlagen ist ein Kinderspiel.
  6. Teilen Sie Ihre Zeitleiste mit den Beteiligten
    Wenn Sie Ihre Zeitleiste mit einem Projektmanagement-Tool erstellt haben, ist es ein Kinderspiel, sie zu teilen. Senden Sie Ihren Zeitplan an Mitarbeiter, Auftragnehmer, Beteiligte und andere (und wenn Sie wirklich eine Hochzeit planen, senden Sie ihn auch an den Bräutigam – er wird bei der Planung oft übergangen).
  7. Beziehen Sie sich häufig auf Ihren Zeitplan, wenn Sie Ihre Teams mobilisieren und sich an die Arbeit machen, und seien Sie darauf vorbereitet, dass Sie währenddessen Änderungen vornehmen und anpassen müssen.
    Es werden Dinge passieren – sowohl gute als auch schlechte -, die Ihren Zeitplan beeinflussen. Vielleicht konnten Sie Schritte konsolidieren, vielleicht hat ein Auftragnehmer abgesagt, vielleicht ist eine Schlüsselkomponente einfach nicht verfügbar. Ein Zeitplan kann zwar nicht verhindern, dass solche Dinge passieren, aber er hilft Ihnen, schneller zu reagieren, wenn sie passieren. Wenn Sie die einzelnen Schritte und die Schritte, die von anderen Schritten abhängen, bevor sie ausgeführt werden können, im Detail kennen, können Sie sich besser an die Änderungen anpassen, die auf dem Weg dorthin sicher eintreten werden.